藏書與檔案

下學年的工作除了管理圖書館，還要管理校史室和吳康民特藏室。這個暑假每星期抽一天回去整理他的文件，但自己對檔案管理不熟，只好請教他人。昨天上午碰見在匯豐檔案部工作的朋友，跟她談了一會，才發現檔案管理跟圖書管理是不太一樣的，如果用管理圖書的方法去處理檔案，就會破壞了檔案的重要性。例如，圖書管理是按內容把圖書分類和排列的，同一本書或雜誌是會放在一起的，但檔案管理更注重的是文件與文件的關連。如果要管理一學者的檔案，假如他／她是參考了一批書才寫出某著名的作品，則這批書就應放在一起，而不能拆開，因這樣才看到這學者的學術思路。

這對我有很大的啟發，因為我上星期整理吳老校的雜誌時，奇怪的發現一本X周刊，只是一本，內容是有關政府某高層的事件。我本來想向老校請示，是否需要保存這本雜誌。最後我決定保留，我根本就不應問這樣的問題。如果問了而他說要丟去，那反而是一種歷史的缺失。

我本以為這只是我的問題，想不到中大在處理小思老師的特藏時也犯了這樣的老病。小思老師今天在《明報》說：

「我不是藏書家，我只為用書才購書，讀後儲存備用罷了。

……細心的學生也可以看到書中，我寫的紫色筆，有些寫上參看某一頁，可聯繫某些線索。後來，我怕畫花書頁，又怕影響他人閱讀情緒，改用日本的付箋紙條（Post-it），把要點改寫在上面，可惜進入館藏後，這些紙條都不見了。

…… 這種材料串連起來，呈現微妙脈絡，巧妙建構活動舞台布景。專業藏書，主次材料，唾手可得。主題藏品，不宜拆散。」(藏書心思，2008-7-27)

我去過中大圖書館看過小思老師的特藏，最深印像是書櫃都很精美，甚至說是太豪華了，跟小思老師樸實的風格不太配合。印像中那些書是按分類排放的，可見他們是用圖書管理，而不是檔案管理的原則來處理小思老師的藏書了。自然他們會把書上的小紙條都除去了。真是可惜。

朋友傳來了她念書時的筆記，第一課是 Basic concepts and principles of archives and records management，其中提到影響檔案管理概念、原則和技巧的三個最重要的因素：

1. The Inter-relatedness of records
2. The central importance of context
3. The function of records as evidence